Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria anche nelle transazioni tra privati. Andrà infatti a sostituire per sempre la fattura cartacea come la conosciamo ora, per tutti. Per le aziende si prospetta un risparmio sui costi di gestione, archiviazione e notifica. Vediamo in dettaglio cos’è e come funziona la fattura elettronica.

La fatturazione elettronica non è una novità. Da diverso tempo infatti è obbligatoria nei contratti di appalto di lavori, servizi o forniture con la pubblica amministrazione. Dal primo luglio 2016 è possibile scambiare fattura elettronica tra privati. Finora però solo poche aziende hanno aderito. Come anticipato, dal primo gennaio 2019 la fatturazione elettronica B2B diventerà obbligatoria.

Cos’è la fattura elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Questo nuovo formato consentirà di abolire per sempre il formato cartaceo e tutti i relativi costi.

Le fatture elettroniche devono essere prodotte e archiviate nel formato digitale XML. Ciò permette di definire e controllare il significato degli elementi contenuti, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Questo formato strutturato permette un notevole risparmio di tempo nella  registrazione dei dati della fatturazione.

A chi è rivolta la fattura elettronica?

Finora abbiamo visto che la fatturazione elettronica era limitata ai rapporti con la pubblica amministrazione. Ora non è più così. Infatti già dal primo luglio 2018 è scattato l’obbligo di fattura elettronica per la carta carburante per tutte le aziende.

Inoltre nella stessa data è stato esteso l’obbligo anche alla rete di subappaltatori e subcontraenti della P.A.. Questo vuol dire che anche se l’azienda A non è fornitore diretto della P.A. ma l’azienda B (sua cliente) sì, l’azienda A deve emettere fattura elettronica.

Dal primo settembre 2018 la fattura elettronica è diventata obbligatoria per gli acquisti tax-free di importo superiore a 155 Euro.

Da gennaio 2019 scatta l’obbligo per tutte le transazioni tra possessori di partita IVA con sede in Italia. I dettagli sono definiti nella Legge di Bilancio del 27 dicembre 2017.

Ciò significa che a tutte le aziende è ora richiesto di utilizzare il formato digitale per la fatturazione tra imprese private. Sono esonerati coloro che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14.

Obblighi fatturazione elettronica B2B

La normativa stabilisce che le fatture elettroniche possono essere, a scelta:

• un file firmato digitalmente;
• un tracciato record invia via EDI (che garantisce data, autenticità e integrità);
• qualsiasi altro tipo di fattura digitale che il destinatario riconosce, paga e porta in conservazione.

Firma elettronica digitale

Una volta compilata, la fattura deve essere firmata digitalmente dal soggetto emittente. Questo garantisce l’origine di emissione della fattura elettronica.

La firma digitale serve per firmare qualsiasi tipo di documento al quale si voglia dare una valenza legale. La firma assicura l’identità della persona o della società che firma il documento e che il documento firmato non è stato modificato successivamente.

Per ottenere la firma è sufficiente avere un dispositivo – che può essere una smart card o anche una semplice chiavetta USB o servizi di firma elettronica remota. È un operazione a pagamento e va effettuata tramite la sottoscrizione di un contratto con un ente certificatore accreditato.

Attenzione però: la firma elettronica non è sinonimo di PEC. La PEC è la posta elettronica certificata e ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. La PEC dà valore legale solo al messaggio di posta, e non ai file che trovi in allegato.

Ricezione e registrazione e-fatture B2B

Come abbiamo detto uno dei vantaggi della e-fattura è la riduzione dei tempi di registrazione. Questo vale per chi emette ma soprattutto per chi riceve la fattura elettronica.

Perchè questo avvenga è necessario dotarsi di un sistema totalmente digitale di gestione. Così si riesce a evitare la trascrizione manuale dei dati, risparmiando il tempo per la “data-entry”.

Sarà il sistema a farvi pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici: non resterà che importare la fattura elettronica nel software per registrarla.

Conservazione della fattura elettronica

La normativa prevede che le fatture elettroniche vengano conservate per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.

I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi, dall’eliminazione dei costi di carta e toner, all’eliminazione del rischio di distruzione.

Non dovrai più preoccuparti, quindi, di archiviare le fatture in grossi faldoni.

Fatturazione elettronica per PMI e piccole aziende

Per le piccole imprese la fatturazione elettronica può rappresentare un grosso scoglio. Per affrontare questa novità con tranquillità è consigliato rivolgersi a un’esperto.

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